Att byta affärssystem är en av de största förändringar ett företag kan göra. Samtidigt visar forskning att upp till 70 % av alla förändringsprojekt misslyckas med att nå sina mål. När det gäller ERP-projekt är risken särskilt hög – mer än hälften blir försenade, överskrider budget eller levererar mindre nytta än planerat.

Vi på Noresca ser samma mönster i praktiken: tekniken är sällan problemet. Det som avgör om ett ERP-byte blir en framgång eller ett misslyckande är hur väl organisationen leds genom förändringen.

Ett nytt system kan konfigureras rätt från dag ett. Men utan förankring, tydlig målbild och en organisation som är redo att arbeta på nya sätt, uteblir effekten.

Varför förändringsledning är avgörande

Skillnaden mellan de bolag som lyckas och de som fastnar ligger sällan i systemets funktioner – utan i hur väl förändringsresan leds. När ett bolag går från lokala lösningar till ett globalt ERP som NetSuite innebär det ofta:

• Nya processer som förändrar vardagen för ekonomi- och redovisningsteamen.

• Nya roller och ansvarsfördelningar som måste vara tydligt förankrade.

• Nya arbetssätt som kräver utbildning och stöd – både före och efter go-live.

Det här måste vara på plats innan ni byter ERP

När så många förändringsprojekt misslyckas gäller det att skapa rätt förutsättningar redan innan implementationen startar. De bolag som lyckas har en gemensam nämnare: de har gjort förarbetet och byggt en stabil grund för förändringen.

Här är de viktigaste faktorerna:

• Tydligt ägarskap – Bestäm tidigt vem som ansvarar för datamodell, kontoplan och rapportpaket.

• En gemensam målbild – Vad ska ERP-bytet uppnå? Snabbare bokslut, bättre konsolidering, global skalbarhet?

• Resurser och mandat – Säkra att nyckelpersoner har tid avsatt för projektet och mandat att fatta beslut.

• Datakvalitet – Rensa och strukturera masterdata redan innan projektet startar.

• Minimum Lovable Scope – Börja med en kärna som fungerar. Bygg vidare efter go-live istället för att försöka lösa allt på en gång.

• Torrsimuleringar – Kör hela flöden i testmiljö innan go-live: order-to-cash, purchase-to-pay, bokslut.

• Förändringsledning – Planera för hur organisationen ska förberedas, utbildas och stöttas i nya arbetssätt.

Ett beprövat ramverk för förändringsledning i ERP-projekt

För att lyckas med ERP-projekt krävs ett strukturerat angreppssätt.. Det räcker inte med att konfigurera systemet rätt – organisationen måste också förändra sina arbetssätt. Här ser vi ofta skillnaden mellan de bolag som lyckas och de som fastnar.

Ett av de mest beprövade ramverken för förändringsledning är Kotters 8-stegsmodell. Företag som aktivt arbetar med dessa principer har betydligt större chans att få ut värde av sitt nya ERP – medan de som inte gör det ofta kämpar med låg användning, sena leveranser och utebliven effekt.

Stegen kan tillämpas direkt på ERP-projekt:

1. Skapa en känsla av angelägenhet
   – Visa varför det gamla systemet inte räcker: sena bokslut, manuell hantering, brist på skalbarhet.

2. Bygg en stark styrgrupp
   – Sätt ihop en tvärfunktionell projektgrupp med representanter från ledning, ekonomi och verksamhet.

3. Utveckla en tydlig vision
   – Formulera vad ERP-bytet ska uppnå: snabbare rapportering, färre manuella steg, global skalbarhet.

4. Kommunicera visionen brett
   – Förankra projektet hos hela organisationen. Alla måste förstå varför förändringen sker.

5. Ge medarbetarna möjlighet att agera
   – Ta bort hinder, lyssna in oro och säkerställ rätt utbildning.

6. Skapa kortsiktiga vinster
   – Lyft fram tidiga förbättringar, exempelvis automatiserade avstämningar eller enklare rapporter.

7. Konsolidera och bygga vidare
   – Utveckla i vågor. Förbättra efter go-live med fler processer, fler länder och mer analys.

8. Förankra förändringen i kulturen
   – Gör det nya ERP-systemet till en naturlig del av vardagen och styrningen – inte ett sidoprojekt.

Våra tips för ett lyckat ERP-byte

• Gör ERP-bytet till ett affärsprojekt med tydlig koppling till strategiska mål.

• Förankra förändringen i ledningen och kommunicera brett i organisationen.

• Sätt upp en målbild och mätbara effektmål redan från start.

• Engagera nyckelanvändare tidigt och skapa interna ambassadörer.

• Planera för utbildning och stöd, både under projektet och efter go-live.

• Våga släppa gamla arbetssätt – ett ERP-byte är en chans att bygga rätt från början.

Sammanfattning

På Noresca vet vi att framgång i ERP-projekt handlar om mer än teknik. Även om vi inte leder hela förändringsresan hos våra kunder, finns vi alltid där som bollplank inför ett systembyte och bidrar med våra erfarenheter från liknande projekt.

När implementationen väl startar arbetar vi med en beprövad projektmetodik där förändringsledning är en integrerad del – från målbild och förankring till utbildning och stöd efter go-live.

Vill du veta mer om hur vi arbetar med ERP-projekt och hur förändringsledning vävs in i vår metod? Kontakta oss gärna – vi delar gärna med oss av våra insikter och erfarenheter.