Att byta ERP-system är en av de mest affärskritiska förändringarna ett bolag kan genomföra. Att ett NetSuite-partnerbyte dessutom behöver genomföras bara två månader före go-live är en situation få organisationer klarar av utan betydande risker.

Sven Carlsson, ekonomichef på Bjäre Kraft, fick uppleva just detta – och dra viktiga lärdomar om vad som krävs för att lyckas med en NetSuite-implementation under tidspress.

Bakgrund: NetSuite-partnerbyte under tidspress

Bjäre Kraft är en medlemsägd organisation där cirka 10 000 medlemmars långsiktiga ekonomiska nytta står i centrum. Läs mer på Bjäre Kraft.

År 2022 fattades beslutet att ersätta ett ekonomisystem från 2009. Valet föll på Oracle NetSuite – molnbaserat affärssystem (ERP). Men förändringar hos den dåvarande implementationspartnern, där nyckelkompetens försvann, skapade ett kritiskt glapp i ett redan pågående ERP-projekt.

— I och med att nyckelkonsulter försvann och upplägget förändrades uppstod ett läge där vi behövde agera snabbt. Det var då Noresca kom in i bilden som ny NetSuite-partner, berättar Sven Carlsson.

Två månader kvar – och ett nytt team på plats

Med drygt två månader till planerat NetSuite go-live klev Noresca in och tog över projektet. Situationen innebar att teamet ärvde en delvis konfigurerad miljö, scripts och anpassningar gjorda av ett annat team – utan att ha byggt lösningen från grunden.

— Det är inte en situation som är önskvärd, konstaterar Sven. Men vi insåg snabbt att vi behövde prioritera hårt – säkerställa att det affärskritiska och löpande fungerade vid go-live. Resten fick hanteras i efterföljande faser.

— Det var ett intensivt arbete och ett högt prioriterat projekt som krävde full uppmärksamhet från alla involverade från Norescas sida. Det var ingen möda som sparades – varken inför go-live eller under hypercare-perioden och vidare förvaltning.

Go-live 1 november – och verksamheten rullade

Bjäre Kraft gick live den 1 november. Några dagar in var allting på plats – ett ovanligt stabilt resultat efter ett så komplext ERP-partnerbyte.

— Det som egentligen förvånade mig mest var att vi inte fick någon riktig störning i de löpande rutinerna. Vi fick betalt, vi kunde betala, lönerna fungerade. Det gav oss en trygghet i ett läge som annars hade kunnat bli väldigt kritiskt för verksamheten, säger Sven.

Trots ett partnerbyte i slutskedet levererade projektet flera avgörande resultat:

• Go-live genomfört enligt plan trots partnerbyte i slutskedet
• Affärskritiska processer fungerade från dag ett
• Stabil drift under hypercare-perioden
• Tydlig plan för vidare utveckling och optimering

Utmaningar och lärdomar

Bjäre Kraft är tydliga med att alla delar inte var perfekta. Anläggningsregistret – ett medvetet nedprioriterat område inför go-live – har inneburit fortsatta utmaningar efter ERP-implementationen.

— Vi hade nog haft en annan situation om vi kunnat göra det på ett mer traditionellt sätt. Samtidigt, givet förutsättningarna, hade vi inte klarat det utan den resursinsats som gjordes.

Vad krävs för att lyckas med ett NetSuite-byte?

Svens råd till andra ekonomichefer som funderar på att byta NetSuite-partner eller genomföra en ny implementation är tydligt:

— Gör läxan ordentligt innan du ens väljer system. Ju mer kraft du lägger på problemformuleringen och kravanalysen innan valet, desto lättare blir implementationen. Och skapa kontinuitet — både internt och hos din partner.

— Om vi inte hade avsatt dedikerade resurser med fullt fokus på det nya systemet hade den dagliga verksamheten tagit över – och då hade vi aldrig kommit i mål.

Norescas arbetssätt i kritiska NetSuite-projekt

Bjäre Krafts projekt visar tydligt vad som krävs när en NetSuite-implementation sker under extrem tidspress och med ett sent partnerbyte:

• Fokus på ”minimum viable operations” vid go-live
• Prioritering av affärskritiska processer framför full funktionalitet
• Senior bemanning och hög tillgänglighet
• Tydlig fasindelning: stabilisera efter go-live → optimera → utveckla

Framåt: ett långsiktigt partnerskap

Sven lyfter särskilt vikten av kontinuitet i relationen med sin NetSuite-partner:

— Jag tror man är betjänt av att ha en partner som långsiktigt stöttar och hjälper, och att man utvecklas tillsammans.

För Bjäre Kraft innebär det fortsatt samarbete med Noresca inom ramen för Noresca Administration – Norescas tjänst för löpande förvaltning, support och vidareutveckling av NetSuite. Med ett dedikerat team och en Service Delivery Manager som hållpunkt samlas all support, rådgivning och förbättringsarbete på ett och samma ställe – direkt i NetSuite via Norescas ärendeportal.

Det innebär inte bara att ärenden hanteras snabbt. Det innebär att Bjäre Kraft kontinuerligt får proaktiva förbättringsförslag och kan utveckla systemet i takt med att verksamheten förändras – utan att behöva starta om med en ny partner varje gång.

Sven Carlsson om samarbetet

Bjäre Kraft är en medlemsägd organisation som levererar el, bredband, fjärrvärme och relaterade tjänster till sina medlemmar på Bjärehalvön. Noresca är Nordens ledande NetSuite-partner med kontor i Göteborg och Stockholm.

Redo att säkra ert nästa go-live?

Befinner ni er i ett pressat NetSuite-projekt – eller funderar ni på att byta NetSuite-partner? Vi berättar gärna mer om hur Noresca arbetar i kritiska situationer.